Наказ про звільнення директора ТОВ: зразок і підстави

Наказ про звільнення директора виглядає простим документом: назва, підстава, дата, підпис. Плутанина починається там, де його вважають тим документом, який директора звільняє. Насправді наказ оформлює те, що вже сталося рішенням учасників, і від цього залежить і його підстава, і його дата, і те, хто його підписує.

Розберемо документ по полях: що припиняє повноваження насправді, звідки береться формулювання підстави, чи є затверджена форма, і що робити з розрахунком.

Що саме припиняє повноваження директора

Закон про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю відповідає на це в частині тринадцятій статті 39. Норма коротка і категорична:

Повноваження одноосібного виконавчого органу чи голови колегіального виконавчого органу можуть бути припинені або він може бути тимчасово відсторонений від виконання своїх повноважень лише шляхом обрання нового одноосібного виконавчого органу чи голови колегіального виконавчого органу або тимчасових виконувачів їхніх обов’язків.

Тобто спосіб один, і в ньому два варіанти: обрати наступника або обрати тимчасового виконувача обов’язків.

⚠️ Орган, який це рішення ухвалює, — загальні збори учасників. Але стаття 38 того самого закону дозволяє статутом віднести обрання директора до наглядової ради, і тоді рішення ухвалює вона. Сама частина тринадцята органу не називає взагалі: вона про спосіб. Далі та сама частина додає: у разі припинення повноважень договір із цією особою вважається припиненим.

Верховний Суд дивиться на це так само. У постанові Касаційного господарського суду від 15 лютого 2023 року у справі № 910/8343/21 сказано, що припинення повноважень члена виконавчого органу за частиною третьою статті 99 Цивільного кодексу — це дія уповноваженого органу товариства.

⚠️ Про наказ у цій постанові не сказано нічого. Ми теж про це мовчимо: суд відповідав на питання про рішення зборів. Кадрового документа він не торкався, і дописувати за нього висновок не станемо.

Що з цього виходить практично. Наказ не дає і не забирає повноважень. Він фіксує трудові наслідки: останній робочий день, підставу за КЗпП, розрахунок. Якщо рішення учасників немає, наказ не рятує — повноваження триватимуть, і третя особа побачить у реєстрі колишнього директора. Коли учасники не збираються зовсім, директор скликає збори сам: це окрема процедура з власними строками.

Наказ про звільнення директора: звідки береться підстава

Що писати в преамбулі наказу, не визначають ні КЗпП, ні закон про товариства. У зразку після слів «У відповідності до» стоять реквізити рішення: вид документа, дата, номер. Протокол загальних зборів учасників від такого числа за таким номером — за ними наказ і рішення зіставляються однозначно.

Переказувати рішення своїми словами тут немає потреби. А розбіжність наказу з протоколом у номері або даті — помилка в самому документі: наказ посилається на рішення, якого з такими реквізитами немає.

Формулювання самої підстави звільнення залежить від того, що вирішили учасники. Повторити в наказі формулювання з рішення дослівно не велять ні КЗпП, ні закон про товариства; у зразку підставу переписано з рішення слово в слово — так два документи не розходяться.

Мірку для самого формулювання дає частина третя статті 235 КЗпП. Якщо формулювання причини звільнення визнано неправильним, а поновлення на роботі це не тягне, орган, який розглядає трудовий спір, змінює його і вказує причину «у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства та з посиланням на відповідну статтю (пункт) закону». Норма звернена до органу, що розглядає спір; тому, хто видає наказ, вона нічого не приписує, але мірка для наказу з неї видна: причина — словами закону, і стаття поруч. Тому в пункті 1 зразка після слів «за власним бажанням» названа стаття 38 КЗпП. Вона про трудовий договір на невизначений строк; за іншої підстави формулювання і статтю дає рішення учасників.

Товариство з одним учасником. Замість протоколу — Рішення єдиного учасника. Реквізити в наказі ті самі: вид, дата, номер. Різниця тільки у назві документа.

Звідси проста перевірка перед підписом: відкрити рішення учасників і наказ поруч і звірити три речі — вид документа, його номер і дату. Розійшлося хоча б одне — документ переробляють, і краще зробити це до підпису, ніж після. Так само звіряють посаду. Її назву дає статут: за частиною четвертою статті 39 закону про товариства одноосібний виконавчий орган називається «директор», якщо статутом не передбачена інша назва, — і в наказі про звільнення стоїть та сама назва, що в наказі про призначення.

Хто підписує наказ, якщо нового директора ще не обрано

Тут доведеться сказати прямо: норми немає і судової практики немає.

Ані КЗпП, ані закон про товариства не називають особу, яка підписує наказ про звільнення директора. За звичаєм — вимоги закону під ним немає — його підписує новий директор: той, обрання якого і припинило повноваження попередника. Якщо збори обрали тимчасового виконувача обов’язків, підписує він.

Складніший випадок — коли учасники хочуть звільнити директора, а наступника не обрали. За частиною тринадцятою статті 39 повноваження в такому разі й не припиняються: спосіб один, і він не спрацював. Практика знає варіант, коли наказ підписує уповноважений зборами учасник, і статути іноді таку можливість передбачають прямо.

⚠️ Це звичай. Вимоги закону під ним немає, і підпирати його частиною тринадцятою статті 39 не станемо: та норма про спосіб припинення повноважень, про накази в ній не сказано жодного слова.

Що з цього випливає для практики. Якщо статут прямо називає особу, яка підписує кадрові документи за відсутності директора, беруть її — це найменш спірний варіант. Якщо статут мовчить, залишається послідовність: спершу збори обирають наступника або тимчасового виконувача, і вже він підписує наказ про звільнення попередника. Порядок тут не формальність: доти, доки нікого не обрано, повноваження попереднього директора за частиною тринадцятою тривають.

Типова форма П-4 і що в ній заповнюють

Затверджена форма наказу існує. Наказ Державного комітету статистики України від 05.12.2008 № 489 затвердив типові форми первинної облікової документації зі статистики праці, і серед них — № П-4 «Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)».

У шапці бланка стоять бокси «Код ЄДРПОУ» і «Дата складання» — так само, як у формі П-3.

Саме звідси береться нормативне формулювання: документ називається наказом про припинення. Пошуковий запит «наказ на звільнення директора» звучить природно, і саме так його й вводять, але форми «на припинення» в самому документі немає.

⚠️ Форма П-4 — це типова форма первинної облікової документації зі статистики праці. Наказ № 489 форму затверджує та вводить у дію; про обов’язковість чи необов’язковість її застосування в наказі не сказано. Її корисно мати перед очима як перелік полів.

Який із двох файлів вам потрібен. Вибір залежить від підстави: у товариства з одним учасником це Рішення єдиного учасника, у товариства з двома і більше — Протокол загальних зборів.

⚠️ Наказів про призначення директора тут немає — це інший документ з іншою підставою, і він розібраний окремо.

Розрахунок у день звільнення

Стаття 116 КЗпП говорить про строк, і говорить жорстко:

При звільненні працівника виплата всіх сум, що належать йому від підприємства, установи, організації, провадиться в день звільнення.

Якщо в цей день працівник не працював, суми виплачуються не пізніше наступного дня після того, як він пред’явив вимогу про розрахунок.

Далі та сама стаття додає обов’язок, про який згадують рідше: роботодавець повинен письмово повідомити працівника про нараховані та виплачені суми, із зазначенням окремо кожного виду виплати, у день їх виплати. А якщо про розмір сум є спір — виплатити в той самий строк ту частину, яку роботодавець не оспорює.

На практиці це означає, що бухгалтерію попереджають заздалегідь: у день, який стоїть у наказі, мають бути готові і виплата, і письмове повідомлення про суми. Відкласти розрахунок «до наступної зарплати» норма не дозволяє.

⚠️ Стаття 116 — про строк розрахунку. Підстав звільнення директора з неї не виводяться: їх дає рішення учасників і стаття КЗпП, названа в цьому рішенні.

Що відбувається в реєстрі і чого не подають до податкової

Після наказу залишається реєстраційна дія: відомості про керівника змінюються в Єдиному державному реєстрі. Пункт 1 частини першої статті 26 Закону № 755-IV встановлює строк розгляду — протягом 24 годин після надходження документів, поданих для державної реєстрації та проведення інших реєстраційних дій, крім вихідних і святкових днів.

⚠️ Ці 24 години — строк розгляду поданих документів. Уся процедура зміни директора триває довше. Зібрати збори, оформити протокол і подати документи — окремий час.

Окреме питання — повідомлення до податкової. Постанова Кабінету Міністрів № 413 зобов’язує повідомляти про прийняття працівника до початку роботи, але члена виконавчого органу господарського товариства і керівника підприємства, установи, організації з-під цієї вимоги виводить прямо. Чим саме це повідомлення для керівника замінено, постанова не каже — ні про ЄДР — Єдиний державний реєстр, — ні про будь-який інший канал. Окремо від неї частина друга статті 13 Закону № 755-IV велить технічному адміністратору ЄДР самому передати податковій відомості про проведення реєстраційної дії в день, коли її провели; товариство тут нічого не подає.

Це виняток саме про керівника. На інших працівників товариства він не поширюється.

Два накази: цей і наказ про призначення

Зміна директора — це два кадрові документи. Наказ про звільнення попереднього і наказ про призначення нового. Це різні документи: різні підстави, різні дати, різні наслідки — і різні типові форми: наказ Держкомстату № 489 затвердив для прийняття на роботу № П-1, для припинення трудового договору — № П-4.

Наказ про призначення розібраний окремо — з реквізитами, двома датами і тим, чому назву посади беруть зі статуту.

Уся процедура зміни директора цілком, від скликання зборів до реєстраційної дії, теж розібрана окремим текстом.

Різниця між двома наказами видна вже в підставі. У наказі про звільнення стоїть рішення, яким повноваження припинено; у наказі про призначення — те саме рішення, але в частині обрання наступника. Дати теж різні: один документ закриває трудові відносини з попереднім, другий відкриває з новим, і збіг цих дат — питання до протоколу, а не до кадровика.

Для реєстратора значення має не наказ, а рішення учасників: саме воно подається разом із заявою.

Обидва накази залишаються всередині товариства — у справі кадрів. Це не робить їх менш потрібними: саме наказ закриває трудові відносини й задає день, від якого рахується розрахунок. Але до реєстраційної дії він відношення не має, і шукати його в переліку документів на подання не треба.